Unsere Top 10 Learnings für eine erfolgreiche Online Konferenz.
Was wir beim ClimateSummit.de, der ersten 100%igen Online Konferenz über Live-Aufnahmen und Eventorganisation lernen konnten und was wir noch verbessern können, teilen wir gerne hier mit euch. Blicke hinter die Kulissen und lerne wie deine Online Konferenz zum Erfolg wird. Viel Spaß!
Eine Panne kommt selten alleine
Freitag, 26.06.2020, Berlin. In einem kleinen Kellerraum kracht ein Wandteppich mit Dschungelaufdruck zu Boden. 8.55 Uhr. In 5 Minuten startet der erste CLIMATE TRANSFORMATION Summit. Zu spät, um den Hintergrund wieder aufzubauen. Dann eben weiße Kellerwand. Schade. In den zwei Montanen Vorbereitung, hatten die OrganisatorInnen von THE CLIMATE CHOICE immer wieder darüber gesprochen, dass ein ansprechender Bildhintergrund schon einen
Unterschied macht. Aber gut, vieles hat auch schon geklappt.
Starke SpeakerInnen und spannende GreenTech-Lösungen
In kürzester Zeit stand Mitte Mai ein Line-Up von über 50 SpeakerInnen, die bei der ersten, reinen Online Konferenz zur Klimatransformation dabei sein wollten. GründerInnen und ExpertInnen aus den Bereichen GreenTech, Klimaschutz und Wirtschaft unterstützen die gemeinsame Vision, jetzt ein Zeichen für nachhaltige Wege aus der Krise aufzuzeigen. Ein klimaneutrales Europa bis 2050? Zu spät, sagt die Forschung. Kaum machbar, sagen Andere. Wo aber steht die Wirtschaft wirklich? Zahlreiche Akteure, Unternehmensverbände und Großkonzerne wollen den Wandel. Sie versprechen MitarbeiterInnen und KundInnen ihren CO2-Fußabdruck zu reduzieren und unvermeidbare Emissionen auszugleichen. Aber wie das in der Praxis gehen soll, das steht oft noch nicht fest.
Der Ton spielt die Musik
In der Ansprache von Dr. Eckart von Hirschhausen sollte es daher gleich zu Beginn, um die Notwendigkeit zusammen zu arbeiten gehen. Klimaschutz als Gesundheitsschutz oder gar als logischen Evolutionsprozess. Die ca. 300 TeilnehmerInnen, die Punkt 9.00 Uhr dabei waren, verstehen allerdings kaum was da abgehackt aus dem Lautsprecher kommt. Gleich zu Beginn versagt der Ton. Supergau? Zum Glück nicht. Ein gekonnter Zoom-Neustart wendet das Übel ab.
„Nur ein Prozent der Weltwirtschaftsleistung wäre nötig, die Energieversorgung komplett auf Erneuerbare Energien umzustellen. Wenn wir das nicht schaffen, ist das eine Beleidigung für die Ingenieure“, so Dr. Eckart von Hirschhausen in seinem Grußwort.
Die restlichen 9 Stunden verlaufen technisch reibungslos. Panels, Fireside Chats und Workshops reihen sich aneinander und bieten den TeilnehmerInnen viele Anregungen zur lebhaften Diskussion auf Slack.
Nachhaltige Lieferkette
Entlang der 7 Climate Impact Kategorien von THE CLIMATE CHOICE besprechen die SpeakerInnen, als ExpertInnen ihrer Branche, was Unternehmen jetzt im Bereich: Energie, Gebäude, Produktion, Mobilität, Food, Digitales und Umwelt tun können, um möglichst schnell, viel CO2 zu reduzieren. Alle sind sich einig: Der Wandel ist schon im Gange. Strukturen und klare Prozesse fehlen allerdings noch. CO2-Messung als ersten Schritt, Reduktionsmaßnahmen als zweiten und CO2-Ausgleich zum Schluss stellen häufig eher das Ideal dar. Einzelne Klimabeauftragte können, wie Elisa Naranjo in ihrer Keynote anmerkte, manchmal kaum den gesamten Prozess der eigenen Firma überblicken. So treffen Nachhaltigkeitsabteilung und beispielsweise Einkauf aufeinander und stehen sich schlechtesten Falls im Weg. Konzentrierte Maßnahmen im Energie-Bereich haben dann kaum Auswirkungen auf soziale Bedingungen in der Lieferkette und verbessern nur bedingt die Arbeit vor Ort. Sollen firmeneigene Strukturen umgestellt werden, müssen also soziale, umweltbezogene und wirtschaftliche Faktoren berücksichtigt und Schritt für Schritt durch neue Wege gestaltet werden. Das erscheint nicht nur komplex, das ist es auch. Aber nicht unmöglich. In den 7 Fireside Chats schilderten die SpeakerInnen, was bereits passiert. Digitale Werkzeuge, Prozessabläufe und Software-Steuerung unterstützen Firmen dabei Ressourcen schonender einzusetzen und die eigene Auswirkung auf Umwelt und Mensch zukunftsorientiert zu gestalten. Die Ergebnisse des Summits rund um CO2-Ersparnisse werden in Kürze in einem Best-Practice Guide veröffentlicht. Alle Interessierten, können sich dafür hier anmelden.
Unsere Top 10 Geheimnisse eines erfolgreichen Online Events.
Zusammengefasst daher hier unsere Top 10 Learnings.
1. Tech, Tech, Tech
Wir hatten in den letzten zwei Wochen, zwei Generalproben und am Morgen einen TechCheck. Trotzdem versagte für 5 Minuten der Ton. Unser Fazit? Noch mehr überprüfen! Zur Sicherheit nur kabelgebundene Mikrofone und Kopfhörer verwenden. Eine Panne mit einplanen und überlegen, was man dann tut. Es muss nichts schief gehen, aber falls doch, erlaubt etwas Spontanität und ggf. ein Neustart der Software oder des Computers danach entspannt weiterzumachen.
2. Fragen!
Je größer die TeilnehmerInnen Anzahl, desto mehr verschiedene Perspektiven und Wahrnehmungen treffen aufeinander. Alle Fragen kann man gar nicht beantworten, auch nicht im FAQ Bereich. Daher konstant nachfragen, was noch fehlt. Danke.
3. Einladungs-Management
Die frühzeitige Auswahl einer Video-Konferenz-Technologie ermöglicht es das komplette Einladungs-Management hierüber ablaufen zu lassen. Das hätte uns sehr geholfen. Da wir aber erst die Konferenz verkündet und uns erst danach über die Technik Gedanken gemacht haben, ist es für uns ein anderes System geworden, mit dem wir schnell Starten konnten und bereits Erfahrung hatten.
4. #Team
Unser #TeamClimate ist mit der Zeit und an seinen Aufgaben von 2 auf 7 Personen gewachsen. Um eine lückenlose Kommunikation während dem Event auf allen online Kanälen zu ermöglichen, braucht es Teampower und ständige Kommunikation. Nur so konnte der Summit schlussendlich weitestgehend reibungslos verlaufen.
5. Community
Die meiste Unterstützung haben wir vor, während und nach dem Event von der Community selbst erhalten. Diese waren alle TeilnehmerInnen, aber auch SpeakerInnen, Workshop Hosts und MedienpartnerInnen. JedeR für sich, hat uns Türen geöffnet, Menschen vorgestellt und in der Kommunikation unterstützt. Ein ganz großes Dankeschön! Besonders an LichtBlick für die Community Unterstützung, an Yotribe für die technische Partnerschaft und an PuzzleInnoavtion für die kreative Gestaltung unserer Agenda!
6. Interaktion
Das Feedback unserer TeilnehmerInnen ist eindeutig. Am besten hat euch die Stimmung, das Wir-Gefühl und die virtuelle Interaktion über Slack, Yotribe, Miro und Zoom gefallen. Jedes Tool für sich bot neue Aufgaben oder Möglichkeiten und hat den Summit zu einer Art interaktive Schnitzeljagd gemacht.
7. Diversity
Hand aufs Herz. Hier haben wir viel Raum für Verbesserung! TechEvents neigen dazu einen geringen Frauenanteil aufzuweisen – und wir haben das mit 34% nicht verbessert. Leider ist uns im Prozess aufgefallen, dass wir ein unausgeglichenes Verhältnis bekommen werden und konnten nach der Absage von einigen weiblichen SpeakerInnen nur noch schlecht „gegensteuern“. Wir hätten uns von Anfang an klar auf die Agenda schreiben müssen, mindestens 50% Speakerinnen festzulegen. Für alle, die daran arbeiten, hier eine Speakerinnen-Listen. Ebenso kritisch war die fehlende Diversität unserer SpeakerInnen. Eine klare Strategie, um People of Colour als SpeakerInnen zu gewinnen, wäre eindeutig wichtig und richtig gewesen. Gerne möchten wir daher eine GreenTech Liste mit möglichst diversen SpeakerInnen starten. Wir freuen uns über deinen Beitrag.
8. Zeitplanung
Wir hätten nicht gedacht, dass die meisten TeilnehmerInnen über 3,5 Stunden mehr oder weniger am Stück im Summit online bleiben. Verbesserungswunsch Nummer eins aller TeilnehmerInnen: Pausen im Programm einbauen.
9. Agendastruktur
Wir dachten die ZuschauerInnen sehen 1-2 Fireside Chats und kommen nachmittags für die Workshops wieder. Die meisten blieben am Stück und waren so schon etwas KO als der recht interaktive Teil startete. Eine ausgewogenere Agendastruktur hätte hier geholfen.
10. Offenheit
Zu guter Letzt. Online Events sind spannend, gerade wenn sie live sind. Aber offline Events auch. Daher hat es uns geholfen offen zu sein für Tipps und Kritik. Wir haben das Gespräch gesucht – zu unzähligen anderen EventorgnisatorInnen, vermeidlichen KonkurrentInnen und KritikerInnen. Fast alle haben uns geholfen und den Summit unterstützt. Danke!
Was meinst du? Hast du noch Tipps oder Frage zu Online Events oder konkret zu dem #CTS2020? Dank schreib uns gerne.