Online-Events trotz Corona – Jetzt Best-Practices der Klimatransformation umsetzen

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Corona hat uns in den vergangenen Monaten einiges abverlangt. Konzerte, Konferenzen und andere große Events mussten ausfallen oder haben online stattgefunden. Mittlerweile sind wir vermutlich alle müde vom Home-Office und dem vermeintlich eintönigen Computer-Alltag.

Aber: Der Climate Summit hat es uns gezeigt! Auch online können spannende und ereignisreiche Konferenzen stattfinden. Es gibt unzählige Plattformen und Tools, die die Vernetzung zwischen den Teilnehmer:innen untereinander ermöglichen, sowie intuitiven Austausch und rege Diskussionen während Online-Events initiieren.

Falko Döring von Puzzle Innovation hat uns in den letzten beiden Jahren tatkräftig bei der Gestaltung der Online Infrastruktur des Climate Summits unterstützt. Unter dem Motto „Online-Events: Wie gestalten wir online Veranstaltungen mit echter Interaktion und Vertrauen?“ sprach er im CHOICE Event #22 darüber, wie verschiedene Plattformen genutzt werden können, um auch das nächste Online-Event zu einem spannenden Ereignis, das einen Mehrwert für jede:n Teilnehmer:in bietet, macht.

Learnings vom Climate Summit zu Online-Events – Das haben wir mitgenommen!

100 % online vernetzte der Climate Summit rund 600 Teilnehmer:innen, 50 Speaker:innen und 50 Austeller:innen. Während des Summits haben wir einiges über die Organisation und Durchführung eines Online-Events lernen können. 

Verschiedene Plattformen, wie Slack, Zoom und Gather haben die Möglichkeit für Austausch und Diskussion unter den Teilnehmer:innen geboten. So konnten wir die Climate Summit spannend und interaktiv gestalten. Besonders gefallen haben den Teilnehmer:innen die Keynotes von Beth Thoren (Patagonia) und Jonathan Foley (Project Drawdown) sowie die Short Pitches der Lösungsanbieter:innen und den darauffolgenden Austausch mit ihnen. Wir freuen uns, dass der Climate Summit so vielseitig und mithilfe von allen Teilnehmer:innen so interaktiv gestaltet wurde!

Auch für das Klima haben Online-Events positive Auswirkungen im Vergleich zu offline Veranstaltungen. Durch das Wegfallen der Anreise der Teilnehmer:innen werden bei einem Online-Event rund 70% des CO2 Ausstoßes eingespart, aber auch das Catering sowie die Gebäudenutzung sorgt bei Offline-Events normalerweise für starke Klimaauswirkungen. Trotzdem sind beim Climate Summit durch Zoom, YouTube-Übertragung, aber auch die Nutzung von Slack und Gather Emissionen entstanden. Mithilfe von Fokus Zukunft berechneten wir insgesamt 4 Tonnen CO2 Ausstoß, den wir dann durch die Unterstützung eines Goldstandard Windkraftprojekts in der Türkei doppelt ausgleichen konnten – Ein voller Online Erfolg!

Im Folgenden stellen wir Dir vor, was für die Organisation und Durchführung einer Online-Veranstaltung wichtig ist.

5 Design-Guidelines für Online-Events

Im CHOICE Event #22 präsentierte Falko Döring uns hierfür 5 Guidelines, die helfen in Zukunft gelungene und spannende Online-Konferenzen zu gestalten. Die folgenden Punkte dienen als Gedankenanstöße und Leitlinien, die für die Vorbereitung von einem Online-Event hilfreich sind.

1. Ziel des Events

Zuallererst solltest Du dich fragen, was das Ziel des Events für Dich und die Teilnehmer:innen sind. Bei der Vorbereitung und Planung des Events sollte klar werden, was Du während der Veranstaltung konkret erreichen möchtest und wer deine Zielgruppe ist. Darauf bauen alle weiteren Schritte und die Organisation deines Events auf. Der Climate Summit war darauf ausgelegt, Wissenstransfer zu ermöglichen und das Netzwerken zwischen den Teilnehmer:innen untereinander zu unterstützen. Wie haben wir das erreicht?

2. Plattformen und Tools

Im zweiten Schritt geht es dann darum, die passenden Plattformen zu finden. Welche Plattformen und Tools eignen sich am besten und unterstützen Dich dabei, Dein Ziel zu erreichen? Hierzu gibt es die verschiedensten Plattformen aus unterschiedlichen Bereichen, wie Video Conferencing, Collaboration oder Networking anbieten. Gute Erfahrungen konnten wir beim Climate Summit vor allem mit der Zusammensetzung aus vier verschiedenen Plattformen machen. Jede Funktion trug zu multimedialem und vielfältigem Austausch zwischen den Teilnehmer:innen bei. 

Diese Tools haben wir beim Climate Summit genutzt:

Zoom ist ein weit verbreitetes Videokonferenz Tool, welches sich gut für die Keynotes und Panel Diskussionen eignete, in denen Expert:innen und Climate Champions über verschiedene Themen diskutierten. Unserer Berechnung zu folge ergab sich für die kompletten zwei Tage des Climate Summits durch Zoom CO2-Emissionen von 0,58 Tonnen.

Slack ermöglichte den Teilnehmer:innen, einzelne Nachrichten zu verschicken, ihre Fragen an die Panelist:innen zu stellen und interessante Anmerkungen zu machen. Verschiedenen Channels zu den einzelnen Teilbereichen machte übersichtliche Diskussionen zu verschiedenen Themengebieten zeitgleich möglich und gewährleiste Wissenstransfer unter den Teilnehmer:innen. Für 18 Stunden, die die Teilnehmer:innen auf Slack aktiv waren wurde 1 Tonne CO2-Ausstoß berechnet.

GatherTown schafft darüber hinaus die Infrastruktur für intuitiven Austausch unter allen Teilnehmer:innen. Das Tool ermöglicht Begegnungen und Videogespräche mit anderen Personen in einem virtuellen Raum. Spielerischer Interaktivität förderte Einzel- sowie Gruppengespräche und schuf somit eine alltägliche Atmosphäre, die in online Formaten sonst unüblich ist. 0,74 Tonnen CO2 wurde für die Nutzung von Gather Town während des Climate Summits errechnet.

GatherTown

Das Online Collaboration Tool Miro ergänzte das Zusammenspiel der verschiedenen Plattformen und ermöglichte während der gesamten Konferenz unbegrenzten Wissenstransfer. Die Teilnehmer:innen konnten ihre eigenen Insights und wichtigsten Anmerkungen zu Herausforderungen in den einzelnen Themengebieten auf Post-Its an das virtuelle Board anheften. Im Nachgang werden alle wertvollen Beiträge zusammengefasst, um das kollektive Wissen für alle zugänglich zu machen.

Miro Board

Wichtig war hierbei, dass die genutzten Plattformen untereinander verknüpft sind und dass ausreichend Verlinkungen zwischen den Tools bestehen, damit alles dynamisch miteinander funktioniert. Um es den Teilnehmer:innen so leicht und unkompliziert wie möglich zu machen, ist es auch hilfreich, dass jede Plattform eine eigene Funktion hat. Für die Teilnehmer:innen sollte klar sein, was genau welche Plattformen bieten und wie die einzelnen Tools zu nutzen sind. Alles sollte möglichst intuitiv gestaltet werden, damit alle Beteiligten mit Freude mit einandern in den Austausch treten können.

3. Eventkultur und leitende Werte

Im dritten Schritt macht Falko Döring uns bewusst, wie wichtig es ist, die eigene Unternehmenskultur in der Bildsprache und im Design des gesamten Events sichtbar zu machen. So können wir den Teilnehmer:innen nicht nur durch die Inhalte und Präsentationen selbst, sondern auch durch die Gestaltung und Formate die eigenen Werte und Ziele authentisch nahebringen. 

Die Mission von THE CLIMATE CHOICE ist es, Klimalösungen für Unternehmen unkompliziert zugänglich zu machen und Austausch auf Augenhöhe zu ermöglichen. Wir sind der Überzeugung, dass die Klimatransformation der Wirtschaft nur gemeinsam möglich ist. Wir freuen uns darüber, dass der Climate Summit genau dies kommuniziert hat und als Auftakt für die Umsetzung von Klimazielen Veränderung schaffen konnte.

4. Erstelle einen Plan!

Eine gelungene Umsetzung des Events beginnt schon mit der Organisation. Der Planungsprozess eines solchen Events gemeinsam mit dem gesamten Team zu gestalten, sorgt für Vielfältigkeit und eine bessere Performance. Zudem ist es wichtig, sich flexibel an veränderte Umstände anpassen zu können und offen für Neues zu sein! Warum nicht auch mal etwas komplett anderes ausprobieren und sich so von allen anderen abheben? Das Motto ist hier: Mutig sein und neue Elemente und Technologien einplanen!

Zusätzlich Tipps sind hier aber auch, genug Pausen einzuplanen. Mehr Inhalt ist nicht unbedingt besser! Teilnehmer:innen nutzen Pausen oft, um sich miteinander zu vernetzen oder das Gehörte zu verarbeiten oder selbst zu vertiefen. Offline Elemente zu integrieren kann außerdem hilfreich für die Teilnehmer:innen sein. Dazu wurde beim Climate Summit in GatherTown extra eine Lounge integriert, in der im Anschluss an das Programm nicht nur Meditation angeboten wurde, sondern auch Austausch unter den Teilnehmer:innen ermöglichte. Dies hat den Climate Summit perfekt abgerundet!

5. Bereite dich vor!

Last but not least: Bereite Dich vor! Körperlich, mental und technisch!

Neben Tech-Checks im Voraus, die für den reibungslosen Ablauf sorgen und technischen Problemen so gut wie möglich vorbeugen sollen ist es wichtig, sich körperlich und mental auf das Event vorzubereiten. Wie bei jedem anderen Event, können auch bei Online-Events unvorhersehbare Situationen Stress auslösen – ob schlechte Internetverbindung oder andere Schwierigkeiten, mit genug Vorbereitung kannst Du souverän damit umgehen. Vergegenwärtige Dir, dass Du die Werte des Events verkörperst, so dass Du Zuschauer:innen authentisch gegenüber trittst, auch wenn Du anders als bei Offline-Events nicht im unmittelbaren Kontakt zu ihnen stehst.

Dich interessiert was Du gelesen hast? Finde hier das komplette CHOICE Event und erfahre mehr über die vielfältige Gestaltung von Online-Events und die verschiedenen Tools, die Du dafür nutzen kannst!

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Bildquelle: Unsplash